| Functie: Medewerker Archief en Administratieve Ondersteuning |
| Organisatie: Werkt onder leiding van: Hoofd Personele Administratie |
| Functiefamilies: Administratie, P&O, Archief |
| Indicaties voor de functiefamilie : Informatieverwerking, Personeelsbeheer, Archiefopleidingen. |
| Resultaatgebieden:
Informatieverwerking Betreft het ontvangen van informatie en het behandelen, afwerken, controleren en opbergen van beslisdocumenten. Prestatie-indicatoren : Het aantal werkelijk opgeleverde producten Tijd gelegen tussen het aanleveren van de informatie en het opbergen van de beslisdocumenten Volledige afwerking Het aantal fouten is minimaal
Informatieverstrekking Betreft het beantwoorden van vragen van de medewerkers en van het management, het geven van deskundige toelichtingen, het te woord staan van bezoek, controleren bevoegdheid informatievrager. Prestatie-indicatoren: Het aantal en soort geleverde documenten Het aantal telefoon en spreekkamer handelingen Mate van bereikbaarheid De toelichting is tijdig, correct en volledig De wachttijden zijn kort Complete afhandeling door de medewerker zelf
Informatiebeheer Betreft de werkorganisatie, de archiefhandelingen en het geautomatiseerde archiefsysteem. Prestatie-indicatoren: Aanpassingen aan nieuwe wet- en regelgeving Het aantal en soort adviezen Het aantal impulsen voor verbetering Het implementeren van nieuwe applicaties Het signaleren van gewijzigde werkwijzen Het geven van ondersteuning aan collega's |
| Denkbare kritieke situaties:
Gedisciplineerd werken. Telefonisch wordt door iemand van het ministerie met spoed een opgave gevraagd van enkele persoonlijke
gegevens van medewerkers in verband met een landelijke enquête. Functionaris informeert naar naam,
functie en zakenadres van de vragensteller en overtuigt zich van de identiteit daarvan . Functionaris wendt
zich vervolgens tot het hoofd PA en vraagt of de informatie geleverd mag worden. Dit blijkt niet het geval.
Functionaris informeert de vraagsteller over dit besluit. Resultaat: Werk gebeurt volgens de regels.
Goede ondersteuning verlenen. Tengevolge van een nieuwe wettelijke maatregel moeten aan vrijwel alle medewerkers nieuwe rechtspositiebesluiten worden toegezonden. De desbetreffende afdeling dreigt hierdoor overbelast te raken en de normale taken niet tijdig te kunnen vervullen. Functionaris meldt zich bij de eerste medewerker dat hij bereid is mee te werken aan een oplossing. Resultaat: Medewerker voelt aan wat nodig is. |
| Vervolg denkbare kritieke situaties:
Kansen benutten. Functionaris hoort van een collega over het bestaan van een speciale cursus elektronisch archiveren. Hij vraagt aan zijn leidinggevende om de cursus te mogen volgen. Deze ziet de noodzaak daarvan niet in. Als later ten gevolge van een reorganisatie een extra opleidingsbudget beschikbaar komt, wordt de vraag opnieuw ingediend. Resultaat: Aanvraag wordt nu wel gehonoreerd. |
| Gedragscriteria:
Luisteren Prestatie-indicatoren: Motiveert en inspireert de medewerkers Stimuleert opleiding en ontwikkeling Weinig of geen persoonlijke conflicten
Discipline Prestatie-indicatoren: Afspraken nakomen Nakomen van regels en procedures
Flexibel gedrag Prestatie-indicatoren: Bereidheid om andere dan de gebruikelijke taken te verrichten Alertheid, kunnen zien dat gebruikelijke werkwijze niet tot resultaat leidt
Werktijden Samenwerken Prestatie-indicatoren: Mate waarin men vrijwillig meehelpt aan het werk van een ander. Samenwerking met andere afdelingen en functionarissen
Klantgerichtheid Prestatie-indicatoren: Presentatie, werkverzorging en betrouwbaarheid Bereikbaarheid Klanttevredenheid Tips voor serviceverbetering
Organisatiesensitiviteit Prestatie-indicatoren: Kwaliteit van de relatie met diensten en afdelingen Onderkent problemen bij andere organisatieonderdelen en bij de medewerkers
Omgaan met details Prestatie-indicatoren: Volledigheiden betrouwbaarheid van de afwerking Weinig of geen fouten |
| Vervolg gedragscriteria:
Probleemanalyse Prestatie-indicatoren: Goed onderscheid tussen hoofd- en bijzaken. Juiste basisinformatie Heldere procesanalyses
Voortgangscontrole Prestatie-indicatoren: Overzicht over eigen werklast. Gewoonte om op vaste tijdstippen of momenten in het werkproces te controleren op afwerking en volledigheid.
Prestatiemotivatie Prestatie-indicatoren: Initiatieven voor aanpassingen Studeert Leert relevante dingen bij Toont enthousiasme en inzet |
| Overige competenties:
MEAO /HAVO Computerkennis: WP, Windows Enige administratieve ervaring, Diploma archiefverzorging of hoger |
| Loopbaanmogelijkheden:
Instroomfuncties: Medewerker archief en administratieve ondersteuning Medewerker medische administratie Medewerker patientenopname Secretaresse B
Horizontale mobiliteit: Medewerker Centraal medisch archief Diverse FMZ-functies Stafmedewerker decentraal beheer
Verticale mobiliteit: Medewerker personeel- en salarisadministratie Medewerker adm organisatie, interne controle en informatievoorziening Medewerker directie-archief Diverse FMZ-functies Diverse DIA-functies
|
Home RGW-functie database