Functie: Secretaresse Centrale Dienst
Organisatie: Werkt onder functionele leiding van: Secretaresse Hoofd van Dienst
Functiefamilies: Secretaresse, Administratie
Indicaties voor de functiefamilie : Ondersteuning, Informatieverwerking
Agendabeheer

Betreft het maken, registreren en doorgeven van gemaakte afspraken.

    Prestatie-indicatoren:
    Tijdigheid, correctheid en volledigheid van gemaakte afspraken
    Communicatie over gemaakte afspraken
    Aktiviteiten, die uit de afspraken voortvloeien
    Bejegening

Informatieverstrekking

Betreft het beantwoorden van vragen van interne en externe relaties, het afhandelen en archiveren van binnenkomende en uitgaande post en het bijhouden van kleine administraties.

    Prestatie-indicatoren:
    Bereikbaarheid
    Bejegening
    Correctheid en volledigheid van de informatie
    Tijdigheid, correctheid en volledigheid van de afwerking
    Compleetheid van archief
    Correctheid en en volledigheid administratie

Organisatie vergaderingen

Betreft het organiseren van vergaderingen en andere aktiviteiten, de verslaglegging en de bewaking van de aktiepunten die daaruit voortvloeien.

    Prestatie-indicatoren:
    Accomodatie en voorzieningen
    Agenda en bijbehorende stukken
    Tijdigheid, volledigheid en correctheid verslag

Denkbare kritieke situaties:

Negeren wensen leidinggevende

Voor een bepaald tijdstip wil de leidinggevende geen afspraken omdat hij dan depost wil afwerken. Regelmatig worden op dat tijdstip toch afspraken gemaakt door de secretaresse. Daardoor wordt de post niet afgewerkt en verloopt het werk van de leidinggevende en de secretaresse niet soepel.

Werk af maar niet op tijd

Regelmatig komt het voor dat verslagen eerst tijdens de vergaderingen worden uitgereikt, dat afspraken niet doorgaan maar dat de leidinggevende dat te laat hoort en dat foutloze en goed opgestelde brieven te laat gereed zijn.Er is wel sprake van goed werk en communicatie maar niet op tijd gereed of doorgegeven.

Meedenken.

Leidinggevende heeft een overvolle agenda met reguliere afspraken. Regelmatig "breekt de voorzitter van de directie in" en moet de betrokken leidinggevende direct bij de voorzitter verschijnen voor spoedoverleg. Secretaresse regelt zelfstandig het annuleren van de gemaakte afspraken, maakt nieuwe afspraken en regelt bijkomende zaken zonder dat de leidinggevende daartoe opdracht geeft.

Gedragscriteria:

Klantgerichtheid

    Prestatie-indicatoren:
    Presentatie, werkverzorging en betrouwbaarheid
    Bereikbaarheid
    Klanttevredenheid
    Tips voor serviceverbetering

Samenwerken

    Prestatie-indicatoren:
    Positief kritische instelling
    Mate waarin men vrijwillig meehelpt aan het werk van een ander.
    Samenwerking met andere afdelingen en functionarissen

Discipline

    Prestatie-indicatoren:
    Afspraken nakomen
    Bereikbaarheid

Aanpassingsvermogen

    Prestatie-indicatoren:
    Constantheid van de kwaliteit onder wisselende omstandigheden

Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

    Prestatie-indicatoren:
    Taalgebruik
    Stijl

Organisatiesensitiviteit

    Prestatie-indicatoren:
    Kwaliteit van de relatie met diensten en afdelingen

Omgaan met details

    Prestatie-indicatoren:
    Volledigheiden betrouwbaarheid van de afwerking
    Weinig of geen fouten

Voortgangscontrole

    Prestatie-indicatoren:
    Overzicht over eigen werklast.
    Gewoonte om op vaste tijdstippen of momenten in het werkproces te controleren op afwerking en volledigheid.

Sensitiviteit

    Prestatie-indicatoren:
    Hulpvaardigheid
    Tolerantie voor afwijkend standpunt

Prestatiemotivatie

    Prestatie-indicatoren:
    Initiatieven voor aanpassingen
    Leert relevante dingen bij
    Toont enthousiasme en inzet

Inzet/Energie

    Prestatie-indicatoren:
    Acceptatie extra werk en/of overwerk
    Pakt nieuwe dingen op naast het normale werk

Overige competenties:

    Diploma Secretaresse
    Computerkennis: WP 6.0, Windows,
    Secretariële en administratieve ervaring,

Loopbaanmogelijkheden:

    Instroomfuncties:
    Secretaresse A
    Medewerker medische administratie
    Diverse FMZ-functies

    Horizontale mobiliteit:
    Medewerker medische administratie
    Diverse FMZ-functies

    Verticale mobiliteit:
    Secretaresse Hoofd van Dienst
    Diverse FMZ-functies


RGW (model) functie-analyse Secretaresse Centrale Dienst fmz/02/RH/30 mei 1997

RGW website doc. Laatst bijgewerkt: 4-7-2007

Home RGW-functie database