Functie: Secretaresse Centrale Dienst |
Organisatie: Werkt onder functionele leiding van: Secretaresse Hoofd van Dienst |
Functiefamilies: Secretaresse, Administratie |
Indicaties voor de functiefamilie : Ondersteuning, Informatieverwerking |
Agendabeheer
Betreft het maken, registreren en doorgeven van gemaakte afspraken.
Tijdigheid, correctheid en volledigheid van gemaakte afspraken Communicatie over gemaakte afspraken Aktiviteiten, die uit de afspraken voortvloeien Bejegening Informatieverstrekking Betreft het beantwoorden van vragen van interne en externe relaties, het afhandelen en archiveren van binnenkomende en uitgaande post en het bijhouden van kleine administraties.
Bereikbaarheid Bejegening Correctheid en volledigheid van de informatie Tijdigheid, correctheid en volledigheid van de afwerking Compleetheid van archief Correctheid en en volledigheid administratie Organisatie vergaderingen Betreft het organiseren van vergaderingen en andere aktiviteiten, de verslaglegging en de bewaking van de aktiepunten die daaruit voortvloeien.
Accomodatie en voorzieningen Agenda en bijbehorende stukken Tijdigheid, volledigheid en correctheid verslag
|
Denkbare kritieke situaties:
Negeren wensen leidinggevende Voor een bepaald tijdstip wil de leidinggevende geen afspraken omdat hij dan depost wil afwerken. Regelmatig worden op dat tijdstip toch afspraken gemaakt door de secretaresse. Daardoor wordt de post niet afgewerkt en verloopt het werk van de leidinggevende en de secretaresse niet soepel. Werk af maar niet op tijd Regelmatig komt het voor dat verslagen eerst tijdens de vergaderingen worden uitgereikt, dat afspraken niet doorgaan maar dat de leidinggevende dat te laat hoort en dat foutloze en goed opgestelde brieven te laat gereed zijn.Er is wel sprake van goed werk en communicatie maar niet op tijd gereed of doorgegeven. Meedenken. Leidinggevende heeft een overvolle agenda met reguliere afspraken. Regelmatig "breekt de voorzitter van de directie in" en moet de betrokken leidinggevende direct bij de voorzitter verschijnen voor spoedoverleg. Secretaresse regelt zelfstandig het annuleren van de gemaakte afspraken, maakt nieuwe afspraken en regelt bijkomende zaken zonder dat de leidinggevende daartoe opdracht geeft.
|
Gedragscriteria:
Klantgerichtheid
Presentatie, werkverzorging en betrouwbaarheid Bereikbaarheid Klanttevredenheid Tips voor serviceverbetering Samenwerken
Positief kritische instelling Mate waarin men vrijwillig meehelpt aan het werk van een ander. Samenwerking met andere afdelingen en functionarissen Discipline
Afspraken nakomen Bereikbaarheid Aanpassingsvermogen
Constantheid van de kwaliteit onder wisselende omstandigheden Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
Taalgebruik Stijl Organisatiesensitiviteit
Kwaliteit van de relatie met diensten en afdelingen Omgaan met details
Volledigheiden betrouwbaarheid van de afwerking Weinig of geen fouten Voortgangscontrole
Overzicht over eigen werklast. Gewoonte om op vaste tijdstippen of momenten in het werkproces te controleren op afwerking en volledigheid. Sensitiviteit
Hulpvaardigheid Tolerantie voor afwijkend standpunt Prestatiemotivatie
Initiatieven voor aanpassingen Leert relevante dingen bij Toont enthousiasme en inzet Inzet/Energie
Acceptatie extra werk en/of overwerk Pakt nieuwe dingen op naast het normale werk
|
Overige competenties:
Diploma Secretaresse Computerkennis: WP 6.0, Windows, Secretariële en administratieve ervaring,
|
Loopbaanmogelijkheden:
Instroomfuncties:
Horizontale mobiliteit:
Verticale mobiliteit:
|