Functie: Hoofd Afd. Managementondersteuning |
Organisatie: Werkt onder leiding van: Hoofd Financiële Zaken |
Functiefamilie: Administratie, Management, Staf |
Indicaties voor de functiefamilie : Beheer, Leiding, Advies |
Resultaatgebieden:
Leiding Betreft het verdelen van de werkzaamheden, het coachen en beoordelen van de medewerkers en het toezien op de kwaliteit van het werk.
Een evenwichtige werkverdeling Het stellen van de juiste prioriteiten De kwaliteit van het werk is goed De continuïteit van het werk De werksfeer Het gedrag, de deskundigheid en de motivatie van de medewerkers Relatiebeheer Betreft ondersteuning aan een klantgroep bestaande uit een aantal afdelingen, diensten en faciliteiten op bedrijfseconomisch gebied en t.a.v. hun administratieve organisatie en de managementinformatie.
Mate van tevredenheid van de klanten Betrouwbaarheid en inzichtelijkheid van de managementinformatie Een goede relatie met de verschillende klanten en klantgroepen Effectieve introductie van nieuwe systemen en hulpmiddelen Advies en consultatie Betreft het verstrekken van adviezen aan de Raad van bestuur, aan het management van afdelingen, diensten en faciliteiten, de hulpverlening aan en begeleiding van collega's binnen de dienst en de introductie en implementatie van nieuw beleid.
Het aantal en soort adviezen Het stellen van de juiste prioriteiten Beschikbaarheid en toegankelijkheid voor de klant. Geslaagde invoering van vernieuwingen. Expertise Betreft het optreden als vakcoördinator op het gebied van bedrijfseconomie of informatievoorziening of administratieve organisatie.
Een goede inhoudelijke coördinatie Kennis van relevante ontwikkelingen De analyse van de consequenties is correct Het aantal en soort adviezen |
Denkbare kritieke situaties:
Niet alles tegelijk Functionaris heeft taken naar de Raad van Bestuur, naar zijn klantgroep, naar de dienst, naar de eigen medewerkers en naar zichzelf als vakcoördinator. Hij legt de prioriteiten bij de Raad van Bestuur en de afdelingen maar zodra hij in een werkbespreking of het managementteam daarop wordt aangesproken verlegt hij zijn aandacht naar zijn afdeling en dienst. Zodra de Raad van Bestuur of de klantgroep weer aandacht vragen verlegt hij zijn aandacht daar weer naartoe en begint het spel weer opnieuw. Gevolg is dat hij alle taken onvoldoende uitoefent. Neemt initiatief. Functionaris constateert dat er tussen de medische afdelingen op financieel organisatorisch gebied nog grote verschillen bestaan. Introductie van de afdeling managementondersteuning had juist meer uniformiteit en efficiency tussen de afdelingen op financieel organisatorisch gebied tot doel. Ook de Raad van Bestuur en Hoofd financiële zaken zijn ontevreden. Functionaris heeft het onderwerp al een aantal keren in het werk overleg aan de orde gesteld. Zijn medewerkers verweren zich door te vermelden dat de afdelingen zich niets aantrekken van de nieuwe richtlijnen. Functionaris vindt de tijd rijp om eerst met de relatiebeheerders de problemen te inventariseren om daarna met de relatiebeheerders de afdelingen te bezoeken. om het nieuwe beleid en de noodzaak om dit na te leven duidelijk te maken. Kwetsbaar opstellen. Zonder aanwijsbare oorzaken gaat er duidelijk iets mis met het werk en de werkhouding van enkele voorheen goed functionerende medewerkers. Bij voorzichtige pogingen van de manager om bij de medewerkers zelf de mogelijke oorzaak te achterhalen laaien de emoties hoog op. Functionaris maakt hieruit op dat hij zelf een deel van het probleem zou kunnen vormen en schakelt tactvol een personeelsfunctionaris in om de goede samenwerking te herstellen. Resultaat: een dreigend conflict wordt met behulp van derden met specifieke vaardigheden en door het zich kwetsbaar durven opstellen opgelost. |
Gedragscriteria:
Groepsgericht leiderschap
Motiveert en inspireert de medewerkers Stimuleert opleiding en ontwikkeling Weinig of geen persoonlijke conflicten Klantgerichtheid
Presentatie, werkverzorging en betrouwbaarheid Aandacht voor wensen opdrachtgever Mate van tevredenheid van de klanten Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
Begrijpelijke taal Juiste woordkeus Helder en duidelijk Flexibel gedrag
Bereidheid om andere dan de gebruikelijke taken te verrichten Alertheid, kunnen zien dat gebruikelijke werkwijze niet tot resultaat leidt Organisatiesensitiviteit
Kwaliteit van de relatie met diensten en afdelingen Onderkent problemen bij andere organisatieonderdelen en bij de medewerkers Initiatief
Onderneemt ongevraagd actie Gaat op zoek naar informatie Komt met oorspronkelijk idee Probleemanalyse
Goed onderscheid tussen hoofd- en bijzaken. Beschikt over de juiste basisinformatie Heldere procesanalyses Samenwerken
Mate waarin men vrijwillig investeert in het werk van anderen. Goede samenwerking met andere diensten, afdelingen en medewerkers Voortgangscontrole
Overzicht over eigen werklast en belasting van de afdeling. Gewoonte om op vaste tijdstippen of momenten in het werkproces te controlerenop afwerking en volledigheid Prestatiemotivatie
Initiatieven voor aanpassingen Onderneemt stappen om vaktechnisch bij te blijven Toont enthousiasme en inzet |
Overige competenties:
Kennis financieel beheer financiële planning- en begrotingstechnieken. Kennis van relevante financiële wet- en regelgeving en van doelstellingen, taken, beleidsterreinen en werkwijzen van de diverse organisatieonderdelen van het bedrijf Ruime ervaring op het gebied van administratieve organisatie, geautomatiseerde informatievoorziening Ruime leidinggevende ervaring in een complexe organisatie |
Loopbaanmogelijkheden:
Instroomfuncties: Coördinator Ontwikkeling Informatie
Horizontale mobiliteit: Beheerder Medische Afdeling Verticale mobiliteit: Hoofd Dienst Financiële Zaken
|