Functie: Hoofd Afd. Managementondersteuning
Organisatie: Werkt onder leiding van: Hoofd FinanciŽle Zaken
Functiefamilie: Administratie, Management, Staf
Indicaties voor de functiefamilie : Beheer, Leiding, Advies
Resultaatgebieden:

Leiding

Betreft het verdelen van de werkzaamheden, het coachen en beoordelen van de medewerkers en het toezien op de kwaliteit van het werk.

    Prestatie-indicatoren:
    Een evenwichtige werkverdeling
    Het stellen van de juiste prioriteiten
    De kwaliteit van het werk is goed
    De continuïteit van het werk
    De werksfeer
    Het gedrag, de deskundigheid en de motivatie van de medewerkers

Relatiebeheer

Betreft ondersteuning aan een klantgroep bestaande uit een aantal afdelingen, diensten en faciliteiten op bedrijfseconomisch gebied en t.a.v. hun administratieve organisatie en de managementinformatie.

    Prestatie-indicatoren:
    Mate van tevredenheid van de klanten
    Betrouwbaarheid en inzichtelijkheid van de managementinformatie
    Een goede relatie met de verschillende klanten en klantgroepen
    Effectieve introductie van nieuwe systemen en hulpmiddelen

Advies en consultatie

Betreft het verstrekken van adviezen aan de Raad van bestuur, aan het management van afdelingen, diensten en faciliteiten, de hulpverlening aan en begeleiding van collega's binnen de dienst en de introductie en implementatie van nieuw beleid.

    Prestatie-indicatoren:
    Het aantal en soort adviezen
    Het stellen van de juiste prioriteiten
    Beschikbaarheid en toegankelijkheid voor de klant.
    Geslaagde invoering van vernieuwingen.

Expertise

Betreft het optreden als vakcoördinator op het gebied van bedrijfseconomie of informatievoorziening of administratieve organisatie.

    Prestatie-indicatoren:
    Een goede inhoudelijke coördinatie
    Kennis van relevante ontwikkelingen
    De analyse van de consequenties is correct
    Het aantal en soort adviezen

Denkbare kritieke situaties:

Niet alles tegelijk

Functionaris heeft taken naar de Raad van Bestuur, naar zijn klantgroep, naar de dienst, naar de eigen medewerkers en naar zichzelf als vakcoördinator. Hij legt de prioriteiten bij de Raad van Bestuur en de afdelingen maar zodra hij in een werkbespreking of het managementteam daarop wordt aangesproken verlegt hij zijn aandacht naar zijn afdeling en dienst. Zodra de Raad van Bestuur of de klantgroep weer aandacht vragen verlegt hij zijn aandacht daar weer naartoe en begint het spel weer opnieuw. Gevolg is dat hij alle taken onvoldoende uitoefent.

Neemt initiatief.

Functionaris constateert dat er tussen de medische afdelingen op financieel organisatorisch gebied nog grote verschillen bestaan. Introductie van de afdeling managementondersteuning had juist meer uniformiteit en efficiency tussen de afdelingen op financieel organisatorisch gebied tot doel. Ook de Raad van Bestuur en Hoofd financiŽle zaken zijn ontevreden. Functionaris heeft het onderwerp al een aantal keren in het werk overleg aan de orde gesteld. Zijn medewerkers verweren zich door te vermelden dat de afdelingen zich niets aantrekken van de nieuwe richtlijnen. Functionaris vindt de tijd rijp om eerst met de relatiebeheerders de problemen te inventariseren om daarna met de relatiebeheerders de afdelingen te bezoeken. om het nieuwe beleid en de noodzaak om dit na te leven duidelijk te maken.

Kwetsbaar opstellen.

Zonder aanwijsbare oorzaken gaat er duidelijk iets mis met het werk en de werkhouding van enkele voorheen goed functionerende medewerkers. Bij voorzichtige pogingen van de manager om bij de medewerkers zelf de mogelijke oorzaak te achterhalen laaien de emoties hoog op. Functionaris maakt hieruit op dat hij zelf een deel van het probleem zou kunnen vormen en schakelt tactvol een personeelsfunctionaris in om de goede samenwerking te herstellen. Resultaat: een dreigend conflict wordt met behulp van derden met specifieke vaardigheden en door het zich kwetsbaar durven opstellen opgelost.

Gedragscriteria:

Groepsgericht leiderschap

    Prestatie-indicatoren:
    Motiveert en inspireert de medewerkers
    Stimuleert opleiding en ontwikkeling
    Weinig of geen persoonlijke conflicten


Klantgerichtheid

    Prestatie-indicatoren:
    Presentatie, werkverzorging en betrouwbaarheid
    Aandacht voor wensen opdrachtgever
    Mate van tevredenheid van de klanten

Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid

    Prestatie-indicatoren:
    Begrijpelijke taal
    Juiste woordkeus
    Helder en duidelijk

Flexibel gedrag

    Prestatie-indicatoren:
    Bereidheid om andere dan de gebruikelijke taken te verrichten
    Alertheid, kunnen zien dat gebruikelijke werkwijze niet tot resultaat leidt

Organisatiesensitiviteit

    Prestatie-indicatoren:
    Kwaliteit van de relatie met diensten en afdelingen Onderkent problemen bij andere organisatieonderdelen en bij de medewerkers

Initiatief

    Prestatie-indicatoren:
    Onderneemt ongevraagd actie
    Gaat op zoek naar informatie
    Komt met oorspronkelijk idee

Probleemanalyse

    Prestatie-indicatoren:
    Goed onderscheid tussen hoofd- en bijzaken.
    Beschikt over de juiste basisinformatie
    Heldere procesanalyses

Samenwerken

    Prestatie-indicatoren:
    Mate waarin men vrijwillig investeert in het werk van anderen.
    Goede samenwerking met andere diensten, afdelingen en medewerkers

Voortgangscontrole

    Prestatie-indicatoren:
    Overzicht over eigen werklast en belasting van de afdeling.
    Gewoonte om op vaste tijdstippen of momenten in het werkproces te controlerenop afwerking en volledigheid

Prestatiemotivatie

    Prestatie-indicatoren:
    Initiatieven voor aanpassingen
    Onderneemt stappen om vaktechnisch bij te blijven
    Toont enthousiasme en inzet

Overige competenties:

    Academische opleiding bedrijfseconomie of bedrijfskunde
    Kennis financieel beheer financiële planning- en begrotingstechnieken.
    Kennis van relevante financiële wet- en regelgeving en van doelstellingen, taken, beleidsterreinen en werkwijzen van de diverse organisatieonderdelen van het bedrijf
    Ruime ervaring op het gebied van administratieve organisatie, geautomatiseerde informatievoorziening
    Ruime leidinggevende ervaring in een complexe organisatie

Loopbaanmogelijkheden:

Instroomfuncties:

Coördinator Ontwikkeling Informatie
Relatiebeheerder
Hoofd Financiële en Bedrijfsgegevensverwerking
Hoofd Patientengegevensverwerking
Hoofd administratie sociale zaken

Horizontale mobiliteit:

Beheerder Medische Afdeling

Verticale mobiliteit:

Hoofd Dienst Financiële Zaken
Hoofd Dienst Automatisering

Orig: (model)competentieprofiel Hoofd management ondersteuning financiŽle zaken 04/RH 4 juni 1997


Li Po website doc. Laatst bijgewerkt: 3-7-2007

Home RGW-functie database