Functie: Coördinerend Medewerker Subadministratie |
Organisatie: Werkt onder leiding van: Hoofd Financiële en Bedrijfsgegevensverwerking |
Functiefamilies: Administratie, Management |
Indicaties voor de functiefamilie : Informatieverwerking, Leiding |
Resultaatgebieden:
Leiding Betreft het verdelen en de voortgang van de werkzaamheden en het toezien op de kwaliteit van het werk van òf de debiteurenadministratie òf de crediteurenadministratie òf de inventarisadministratie en de kasfunctie. Prestatie-indicatoren: Een evenwichtige werkverdeling Het stellen van de juiste prioriteiten De kwaliteit van het werk is goed De continuïteit van het werk De werksfeer Het gedrag en de deskundigheid van medewerkers
Informatieverwerking Betreft het controleren van de verwerking van de gegevens, het periodiek afsluiten van òf de debiteurenadministratie òf de crediteurenadministratie òf de inventarisadministratie, het verwerken van bijzondere elementen, de verzending van rekeningoverzichten, het analyseren en oplossen van verschillen, het bewaken van de voortgang bij ingewikkelde contracten, kapitaalgoederen en regelingen en het behandelen van complexe gevallen. Prestatie-indicatoren : De administraties zijn volledig, tijdig en betrouwbaar De rekeningoverzichten zijn volledig en betrouwbaar en worden op tijd verzonden Mate van tevredenheid opdrachtgevers De contracten, kapitaalgoederen en regelingen worden op tijd en volledig afgehandeld De complexe gevallen worden op tijd en volledig afgehandeld Het aantal fouten is minimaal
Informatieverstrekking Betreft het verstrekken van informatie aan belanghebbenden en derden, het incidenteel opstellen van overzichten, het adviseren over alle terreinen m.b.t. de subadministratie. Prestatie-indicatoren: De informatie en overzichten zijn volledig, tijdig en betrouwbaar De adviezen aan de projectleiders en stichtingsbesturen volledig, tijdig en betrouwbaar Mate van tevredenheid opdrachtgevers
Informatiebeheer Betreft het functioneel applicatiebeheer en de inrichting van de subadministratie. Prestatie-indicatoren: De subadministraties zijn toegankelijk, betrouwbaar en volledig Het applicatiebeheer is toegankelijk, betrouwbaar en volledig |
Denkbare kritieke situaties:
Geen sancties maar instructie De functionaris constateert dat in de verwerking van gegevens regelmatig storende fouten zitten, waarvan
de correctie veel tijd kost. Om herhaling te voorkomen organiseert hij een extra werkoverleg waar hij deze
situatie aan de orde stelt. Hij geeft instructie en geeft daarbij aan op welke over de wijze de gegevens
moeten worden verwerkt en benadrukt dat het opvolgen van de instructies en nauwkeurig werken de basis
zijn voor een goede en foutloze verwerking.
Geen advies willen vragen Functionaris wordt belast met het bewaken van een ingewikkeld contract. Tijdens het afhandelen daarvan
wordt hij geconfronteerd met een aantal clausules waarvan hij de inhoud niet kan plaatsen in de context van
het contract. Hij acht het zijn eer te na om advies te vragen aan andere deskundigen binnen de dienst.
Durft te vragen Functionaris constateert dat hij al meer dan zes jaar tot volle tevredenheid op de debiteurenadministratie werkt. Hij maakt weinig fouten, is altijd aanwezig en werkt hard. Zelf merkt hij dat het plezier in het werk minder wordt, het wordt te veel routine. Hij gaat naar zijn leidinggevende om dit te bespreken en stelt voor om binnen de subadministraties een vorm van functieroulatie in te voeren. Gevolg: De motivatie en de arbeidsvoldoening blijven op peil blijven. |
Gedragscriteria:
Groepsgericht leiderschap Prestatie-indicatoren: Motiveert en inspireert de medewerkers Stimuleert opleiding en ontwikkeling Weinig of geen persoonlijke conflicten
Klantgerichtheid Prestatie-indicatoren: Presentatie ,werkverzorging en betrouwbaarheid Presentatie, werkverzorging en betrouwbaarheid Aandacht voor wensen opdrachtgever Mate van tevredenheid van de klanten
Flexibel gedrag Prestatie-indicatoren: Bereidheid om andere dan de gebruikelijke taken te verrichten Alertheid, kunnen zien dat gebruikelijke werkwijze niet tot resultaat leid
Organisatiesensitiviteit Prestatie-indicatoren: Kwaliteit van de relatie met diensten en afdelingen Onderkent problemen bij andere organisatieonderdelen en bij de medewerkers
Initiatief Prestatie-indicatoren: Onderneemt ongevraagd actie Gaat op zoek naar informatie Komt met oorspronkelijk idee
|
Vervolg gedragscriteria:
Probleemanalyse Prestatie-indicatoren: Goed onderscheid tussen hoofd- en bijzaken. Juiste basisinformatie Heldere procesanalyses
.Samenwerken Prestatie-indicatoren: Mate waarin men vrijwillig meehelpt aan het werk van een ander. Samenwerking met andere afd. en functionarissen
Voortgangscontrole Prestatie-indicatoren: Overzicht over eigen werklast. Gewoonte om op vaste tijdstippen of momenten in het werkproces te controleren op afwerking en volledigheid
.Prestatiemotivatie Prestatie-indicatoren: Initiatieven voor aanpassingen Onderneemt stappen om vaktechnisch bij te blijven Toont enthousiasme en inzet |
Overige competenties:
HEAO BE Kennis van boekhoudkundige richtlijnen en relevante delen comptabele wet- en regelgeving Kennis van en ervaring met boekhoudkundige technieken, het boekhoudsysteem en financieel-administratieve procedures |
Loopbaanmogelijkheden:
Instroomfuncties: Senior Medewerker grootboek- en projectadministratie en bestandsbeheer Medewerker informatievoorziening Eerste medewerker personele administratie
Horizontale mobiliteit: Coördinerend medewerker Patientengegevensverwerking Medewerker functioneel systeem beheer Medewerker administratieve, interne controle en informatievoorziening sociale zaken
Verticale mobiliteit: Consulent Senior medewerker personele administratie Coordinerend medewerker grootboek- en projectadministratieadministratie Eerste medewerker administratieve, interne controle en informatievoorziening |