Functie: Manager Restauratieve Voorzieningen (Hoofd Banqueting)

Organisatie: Werkt onder leiding van: Clusterbeheerder

Functiefamilie: Leiding

Indicaties voor de functiefamilie : Leiding en Dienstverlening

Resultaatgebieden:

 Leiding

Betreft het leidinggeven, coachen en stimuleren van de medewerkers en het leveren van de afgesproken diensten. Het inrichten van de werkorganisatie, het beheren van de inzet van personeel, financiŽn en materialen.

Prestatie-indicatoren:

Evenwichtige werkverdeling en een goede werksfeer.
De juiste prioriteiten en de tijdige oplevering van het werk.
Geeft duidelijk aan welke inbreng van iedere medewerker wordt verwacht.
Goede samenwerking met andere clusters en andere diensten.
De medewerkers zijn klantgericht, deskundig en gemotiveerd.
Mate van tevredenheid klanten en opdrachtgevers over de kwaliteit en de snelheid van de dienstverlening.
Mate van tevredenheid klanten en opdrachtgevers over de presentatie en communicatie van de medewerkers.
Blijft binnen gestelde budgettaire kaders m.b.t. personeel, financiŽn en materieel.

Banqueting

Betreft het realiseren van een uitgebreid scala van banqueting activiteiten binnen het ziekenhuis. Het betreft o.m. het verzorgen van congrescatering, van ontvangsten en recepties, (o.a. afscheid en jubilea en bezoekers), van vergaderingen en van onderwijsactiviteiten etc, het leveren en verzorgen van koffie, lunches en borrels en het verstrekken van jubileumgebak. en dit doelmatig,

Prestatie-indicatoren:

De banqueting wordt tijdig en conform de wensen van de opdrachtgever gerealiseerd.
De banqueting is representatief en optimaal afgestemd op de vraag en behoefte van de diverse opdrachtgevers en klanten.
Bespreekt met opdrachtgevers de wensen met betrekking tot o.a. lokatie, de te leveren diensten en producten.
Informeert opdrachtgevers over de mogelijkheden, de aan verschillende varianten verbonden kosten alsmede over het beleid en de geldende (bedrijf-) richtlijnen ter zake.
Beslist over tijdig over de honorering van aanvragen voor zover het de inbreng van de eigen dienst betreft.
Verzorgt de planning en voorbereiding van de banqueting activiteiten.
Stelt kwaliteitsnormen vast, stelt richtlijnen op en geeft prioriteiten aan.
Zorgt voor een goede afstemming met andere bij de uitvoering betrokken organisatie-

onderdelen en instanties zoals leveranciers en zorgt voor optimale aansluiting op de wensen van opdrachtgevers.
Houdt een jaarplanning bij van activiteiten.
Draagt zorg voor de organisatie en coŲrdinatie van de uitvoering.
Ziet toe op de (constante) kwaliteit van de geleverde diensten en producten.
Ziet toe op de representatie en houding medewerkers.
Ziet toe op een passende aankleding en groenvoorziening van ruimten.
Mate van tevredenheid opdrachtgevers en klanten.

Bedrijfsvoering

Betreft het scheppen van voorwaarden voor een doelmatige bedrijfsvoering en een optimale dienstverlening.

Prestatie-indicatoren:

Draagt zorg dat de benodigde producten op tijd en in de juiste kwaliteit en kwantiteit aanwezig zijn.
Betrekt en bestelt producten van/bij ziekenhuis - afdelingen en -magazijnen, diverse catering bedrijven en andere leveranciers.
Signaleert (potentiŽle) knelpunten en verstoringen in de werkprocessen en treft de noodzakelijke maatregelen.
Het onderhouden van (goede) werkcontacten met leveranciers.
In overleg met de afdeling inkoop - maken van (prijs)afspraken met leveranciers over te leveren goederen.
Checkt en autoriseert nota's van leveranciers; legt financiŽle verantwoording af.
Evalueert de kwaliteit van de dienstverlening en het functioneren van de afdeling; beoordeelt in hoeverre deze beantwoorden aan de doelstellingen.
Draagt zorg voor een efficiŽnte, effectieve en flexibele (werk)organisatie.
Stelt ontwikkelingsplannen op.
Geeft noodzakelijke personele en materiŽle middelen.

Denkbare kritieke situaties:

 - Heeft goede samenwerkingsrelaties met andere organisatie-onderdelen in het Ziekenhuis.
- Weet op een goede wijze met de hoge kwaliteitseisen en de stress om te gaan.
- Stelt deskundigheid boven klantgerichtheid
- Wijziging in de kwaliteitseisen worden niet voldoende naar de medewerkers gecommuniceerd.
- Klacht van bezoekers worden niet serieus genomen.
- Geeft een slecht voorbeeld van klantgerichtheid aan zijn medewerkers.
- Communiceert zelden of niet met zijn medewerkers.
- Doet toezeggingen en komt deze niet na.
- Heeft een uitstekende pers in en buiten het bedrijf.
- Voelt aan wat de verschillende opdrachtgevers wensen en realiseert deze wensen zonder mokken.
- Goede werksfeer en een goede samenwerking.
- Medewerkers verdedigen als er onterechte kritiek is op hun werk.

Gedragscriteria:

 Groepsgericht leiderschap

Prestatie-indicatoren:

Neemt de leiding
Nodigt teamleden uit om inbreng te geven
Signaleert succes van het team
Motiveert en inspireert de medewerkers
Zorgt voor duidelijkheid van het doel en van ieders rol
Betrekt teamleden bij het oplossen van knelpunten
Organiseert activiteiten om het groepsfunctioneren te verbeteren
Houdt de groep in het spoor, bewaakt de voortgang
Lost interne conflicten op

Plannen en Organiseren

Prestatie-indicatoren:

Scheidt hoofdzaken van bijzaken
Stelt prioriteiten en werkt volgens plan
Zorgt er voor dat zaken ordelijk en efficiŽnt kunnen worden afgewerkt
Treft in een verwarde situatie maatregelen om orde op zaken te stellen
Formuleert concrete en meetbare resultaten die bereikt moeten worden
Schakelt anderen in naar rato van bekwaamheid en interesse
Houdt rekening met neveneffecten en met ontwikkelingen op de langere termijn
Stelt de plannen bij als er onderweg hindernissen optreden
Stelt een realistisch actieplan op, benoemt de benodigde middelen, tijdpad, mensen, etc.

Creativiteit

Prestatie-indicatoren:

Vraagt ruimte voor eigen stijl of eigen oplossingen
Pakt vlug de kern van de zaak op
Stelt bestaande procedures ter discussie, komt met slimme alternatieven
Past bestaande concepten toe in niet voor de hand liggende situaties
Komt snel met nieuwe gezichtspunten, ideeŽn, oplossingen.
Kijkt over de grenzen van eigen beroep en organisatie
Komt met een geheel nieuwe benadering of aanpak
Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor vertrouwde instrumenten
Past oplossingsmethoden toe uit andere werkterreinen
Heeft oog voor vormgeving en stijl

Klantgerichtheid

Prestatie-indicatoren:

Geeft een helder beeld van wederzijdse verwachtingen
Toont begrip voor de wensen en belangen van een klant
Vraagt door, overtuigt zich van de bedoeling van een vraag
Levert maatwerk voor de klant, met diens belang als uitgangspunt
Maakt duidelijke afspraken en zorgt voor follow-up
Aanvaardt verantwoordelijkheid voor geleverde diensten en met name voor gemaakte fouten
Vraagt of aan verwachtingen, wensen of behoeften is voldaan, opent mogelijkheid tot correctie of bijstelling
Geeft aan dat men later op deze dienstverlening terug mag komen
Reageert op klacht met prompt herstel, zonder defensief gedrag
Stelt zich hulpverlenend op.
Opent mogelijkheid tot correctie of bijstelling.

Samenwerken

Prestatie-indicatoren:

Doet concessies als het er om gaat tot een gezamenlijk resultaat te komen
Helpt anderen hun eigen doelen te bereiken
Stelt gezamenlijk belang boven eigen belang
Steunt voorstellen van anderen, bouwt daarop voort in de richting van een gemeenschappelijk doel
Blijft meedenken, levert bijdragen, ook wanneer er geen sprake is van een persoonlijk belang
Zet zich in voor het bereiken van win/win opties
Uit zich positief over prestaties van een collega
Helpt collega's, biedt hulp aan
Doet iets waardoor de spanningen in een groep vermindert
Vraagt hulp bij conflicten en problemen

Flexibel gedrag

Prestatie-indicatoren:

Overweegt de kansen en mogelijkheden van een nieuwe situatie
Brengt waardering op voor een onverwacht nieuw gezichtspunt
Stapt af van een vooraf gemaakt plan, om een beoogd effect beter of eerder te bereiken
Kiest gemakkelijk verschillende werkwijzen om eenzelfde doel te bereiken
Wisselt tijdens het gesprek van informeren naar vragen, van inhoud naar procedure, etc.
Verandert onder tijdsdruk op praktische wijze van aanpak
Verandert op het juiste moment van gedrag bij weerstand
Past stijl van leidinggeven en informeren aan, afhankelijk van situatie en persoon
Houdt duidelijk rekening met positie en karakter van gesprekspartners
Profiteert van een toevallige verandering in de omstandigheden

Initiatief

Prestatie-indicatoren:

Vraagt uit zichzelf nadere informatie
Handelt overwegend proactief
Start uit zichzelf nieuwe activiteiten
Grijpt een kans aan
Neemt het voortouw in discussies
Is actief in woord en gedrag
Doet iets handigs om de voortgang van een proces weer op gang te brengen of te versnellen
Komt uit eigen beweging met een nieuw plan of een nieuwe oplossing

Organisatiesensitiviteit

Prestatie-indicatoren:

Reageert op onuitgesproken behoefte van een klant, collega of van een andere dienst.
Begrijpt waarom actie of mededeling door anderen niet begrepen wordt en past zich aan
Houdt bij het werk rekening met verschillen in bedrijfscultuur
Schakelt een andere instantie of functie bij voor het oplossen van een probleem
Begrijpt en gebruikt de informele kanalen van de organisatie
Bekijkt het probleem vanuit het standpunt van de andere functie
Houdt bij beslissingen rekening met neveneffecten voor collega's of voor andere delen van de organisatie
Neemt geen beslissingen zonder vooraf het effect daarvan op andere delen van de organisatie te hebben ingeschat
Waarschuwt voor consequenties buiten het eigen functiegebied
Is op de hoogte van gebeurtenissen in andere delen van de organisatie en houdt daar rekening mee
Heeft zicht op de verhouding tussen eigen belangen en de belangen van anderen in de organisatie en houdt daar rekening mee in zijn beslissingen
Zorgt voor goede communicatie over ontwikkelingen en beslissingen naar alle belanghebbenden, ook buiten de eigen dienst
Begrijpt de werking van organisatie, ook wanneer die medewerkers schijnt te hinderen bij hun werk. Probeert dat soort hindernissen weg te nemen

Inzet

Prestatie-indicatoren:

Toont enthousiasme en bereidheid.
Presteert over de hele lijn beter dan gemiddeld
Zoekt verantwoordelijkheid en uitdaging
Ziet problemen en moeilijkheden als kansen voor goede acties
Stelt verbetering voor
Doet actief mee in het team
Doet iets om lacunes in kennis etc. aan te vullen
Werkt hard om een hoog prestatieniveau te bereiken
Stimuleert anderen tot prestaties door voorbeeldgedrag
Is een harde werker.
Stopt niet met het afhandelen van een urgente zaak omdat het toevallig pauze of einde werktijd is.

Stressbestendigheid

Prestatie-indicatoren:

Raakt bij ernstige storing of fout niet in paniek 
Blijft zakelijk en kalm als er fors weerstand wordt geboden of op de man wordt gespeeld 
Checkt op het laatste moment nog of er foutjes zijn gemaakt 
Blijft gestructureerd werken wanneer verschillende mensen tegelijk een beroep doen op dienstverlening 
Blijft goed functioneren onder snel veranderende of belastende omstandigheden 
Neemt verantwoordelijkheid nadat een fout is gemaakt 
Herstelt zich snel bij tegenslag of pech 
Blijft effectief functioneren onder tijdsdruk

Overige competenties:

Diploma Hogere of Middelbare Hotelschool. 
Kennis van congres- en onderwijsondersteuning. 
Relevante werkervaring. 
Affiniteit en ervaring met administratieve processen en beheer financiŽn. 
Goede contactuele en leidinggevende vaardigheden.

Loopbaanmogelijkheden:

Instroomfuncties:

Beheerder
Stafmedewerker of Lijnfunctionaris

Horizontale mobiliteit:

Hoofd Organisatorische Eenheden andere Clusters

Verticale mobiliteit:

Clusterbeheerder


Home Database competentieprofielen Vragen of tips over deze functie kunt u zenden naar: Wim van Osch
Auteur: RH. - Vrij voor gebruik onder bronvermelding - Laatst bijgewerkt 7-7-2007