Medewerker archief en administratieve ondersteuning
Resultaatgebieden:
Informatieverwerking
Betreft het ontvangen van informatie en het behandelen, afwerken, controleren en opbergen van basisdocumenten.
Prestatie-indicatoren :
Omvang van de productie
Verwerkingstijden van ontvangst tot beschikbaarheid
Volledige afwerking
Foutenpercentage
Informatieverstrekking
Betreft het beantwoorden van vragen via telefoon of e-mail, het te woord staan van persoonlijke bezoekers, het controleren van de bevoegdheid van de informatievrager.
Prestatie-indicatoren:
Omvang van vraagstelling en productie
Omvang van rechtstreekse, elektronische of persoonlijke afhandelingen
Bereikbaarheid en toegankelijkheid
Ordelijke, heldere en toegesneden dienstverlening
Reactietijden, snelheid van afhandeling, wachttijden
Zelfstandige afhandeling
Informatiebeheer
Betreft de werkorganisatie, de archiefhandelingen en het geautomatiseerde archiefsysteem.
Prestatie-indicatoren:
Het systeem voldoet aan alle wettelijke eisen
Signalen voor verbetering van werkprocedures of dienstverlening
Goed omgaan met nieuwe applicaties en werkwijzen
Signalering van niet passende invoer of ongeautoriseerde vragen
Hulp aan collega's
Denkbare kritieke situaties:
Beschermde informatie verstrekken aan ongeautoriseerde personen
Niet meewerken aan nieuwe administratieve procedures en beleid
Gedragscriteria:
Luisteren
Prestatie-indicatoren:
Laat de klant uitspreken
Verkrijgt de informatie die nodig is voor de behandeling
Krijgt inzicht in achterliggende problemen bij de klant en geeft advies.
Discipline
Prestatie-indicatoren:
Houdt zich aan afspraken
Werkt strikt volgens voorgeschreven regels en procedures
Flexibel gedrag
Prestatie-indicatoren:
Bereid om andere dan de gebruikelijke taken te verrichten
Ziet direct wanneer een zaak niet goed loopt, signaleert dat.
Bij topdrukte bereid tot overwerk en schuiven met de werktijden
Samenwerken
Prestatie-indicatoren:
Helpt collega's, ook ongevraagd
Doet gemakkelijk mee aan projecten en werk voor andere afdelingen
Klantgerichtheid
Prestatie-indicatoren:
Zet zich in om de doelen van vragenstellers en bezoekers te helpen bereiken
Presentatie, afwerking en betrouwbaarheid van de dienstverlening
Toegankelijkheid en bereikbaarheid voor vragen
Reputatie bij de verschillende klanten
Ingebrachte tips voor verbetering van de dienstverlening
Organisatiesensitiviteit
Prestatie-indicatoren:
Reputatie bij het management en collega's van andere diensten
Toont begrip voor de problemen in andere organisatieonderdelen en in overlegorganen
Omgaan met details
Prestatie-indicatoren:
Volstrekte betrouwbaarheid van het geleverde werk
Laag foutenpercentage bij langdurige belasting onder druk
Probleemanalyse
Prestatie-indicatoren:
Gaat uit van de juiste informatiebronnen
Maakt scherp onderscheid tussen hoofd- en bijzaken.
Voortgangscontrole
Prestatie-indicatoren:
Weet precies wat er in het eigen werkbakje ligt
Toetst regelmatig op afwerking en volledigheid.
Prestatiemotivatie
Prestatie-indicatoren:
Is enthousiast, heeft plezier in het werk
Komt met tips voor verbeteringen
Volgt vakstudies
Overige competenties:
Opleidingsindicaties
MEAO /HAVO
Vakstudies
Diploma archiefverzorging of hoger
Bedrijfsadministratie
Ervaring
Computers: Tekstverwerking, Windows, Netwerken
Enige administratieve ervaring,
Loopbaanmogelijkheden:
Instroomfuncties:
Medewerker medische administratie
Secretaresse
Horizontale mobiliteit:
Medewerker centraal archief
Medewerker directie archief
Diverse administratieve functies
Diverse functies bij onderdelen van de automatisering en informatiseringdienst
Verticale mobiliteit:
Medewerker personeel- en salarisadministratie
Stafmedewerker decentraal beheer.
Medewerker administratieve organisatie, interne controle en informatievoorziening
Medewerker directie archief
Diverse administratieve functies bij centrale en perifere diensten
Diverse functies bij onderdelen van de automatisering en informatiseringsdiensten