Functie: Beheerder Apotheek
Organisatie: Werkt onder leiding van: Hoofd Apotheek
Functiefamilies: Management, Dienstverlening
Indicaties voor de functiefamilie : Leiding, Klantgerichtheid
Resultaatgebieden:

Leiding, Organisatie
en Beheer.

Betreft de wijze van leidinggeven, het vormgeven van het arbeidsklimaat en de werkorganisatie van de apotheek. Voorts het bewaken van de voortgang, de kwaliteit en de resultaten van het werk en de resultaten van het financieel, materieel en personeel beheer.

Prestatie-indicatoren:

De medewerkers zijn deskundig, gemotiveerd en goed geÔnformeerd.
Het verloop en het ziekteverzuim zijn laag.
Stimuleert kwaliteiten en ontwikkeling van medewerkers en daarmee de interne mobiliteit
Goede vakinhoudelijke deskundigheid van de medewerkers.
Kader en medewerkers zijn gespitst op verbeteringen, aanpassingen en vernieuwingen.
Korte lijnen naar de werkvloer, er komen goede signalen van beneden naar boven.
Bewaken van de voortgang, de kwaliteit en de resultaten van de dienstverlening.
De organisatie wordt gestuurd door behoeften van de gebruikers
Goed financieel, materieel en personeel beheer.
De verslaglegging, de administratie en de informatievoorziening is correct en tijdig.
Leiding vormt een goed team, vult elkaar aan en informeert elkaar goed en volledig
Mate van tevredenheid van klanten.

Beleid


Betreft het implementeren van door het Dagelijks Bestuur (DB) vastgesteld beleid en het signaleren en zakelijk afwegen van behoeften en kansen om nieuw beleid te ontwikkelen Het adviseren en het ondersteunen van het Dagelijks Bestuur en het Hoofd Apotheek. Het breed geÔnformeerd zijn over ontwikkelingen in het vakgebied en het bedrijf en deze kennis effectief benutten voor een klantgerichte organisatie.

Prestatie-indicatoren:

Nieuw beleid wordt snel en conform besluitvorming DB geimplementeerd
Inhoud advies en ondersteuning aan DB is van goede kwaliteit
Brengt op juiste moment leden DB op de hoogte van relevante ontwikkelingen
Draagt ideeŽn aan voor nieuw beleid of verbeteringen van bestaand beleid.
Innovatieve aansluiting bij ontwikkelingen o.a. ten dienste van de toprefentiefunctie.
Vragen, suggesties, opmerkingen en veranderingen van gebruikers en medewerkers worden gezien als uitdagingen.
Brengt klanten van de apotheek met elkaar in contact op het moment dat nieuw beleid moet worden geÔmplementeerd of worden gecreŽerd.
Verbeteringen en vernieuwingen passen binnen het beleid van de klanten
Nieuw beleid of aanpassing van beleid wordt geÔmplementeerd nadat afstemming in het DB heeft plaatsgevonden.
Nieuw beleid of aanpassing van beleid wordt regelmatig geŽvalueerd en daarover wordt periodiek gerapporteerd.
Heeft een goed netwerk in het bedrijf en met professionals.
Contacten binnen en kennis van ontwikkelingen binnen de gezondheidszorg

Integrale Dienstverlening


Betreft het vormgeven van het totale pakket aan dienstverlening van de apotheek naar de klanten en het dragen van de volledige verantwoordelijkheid daarvoor en het signaleren en zakelijk afwegen van nieuwe, verbeterde en/of efficiŽntere producten en diensten en samenwerkingsverbanden.

Prestatie-indicatoren:

Het primaire proces wordt optimaal ondersteund.
Geeft duidelijk grenzen welke dienstverlening haalbaar is en welke niet
De behoefte aan aanpassing of wijziging dienstverlening is bij de klanten geÔnventariseerd.
Alle diensten en producten worden snel en adequaat geleverd.
Verstoringen, tekortkomingen en/of knelpunten in dienstverlening worden snel gesignaleerd, geanalyseerd en structureel opgelost.
De klant weet welke kwaliteit van dienstverlening hij mag verlangen
De klant heeft ťťn duidelijk adres voor zijn vragen.
De kwaliteitsnorm van de dienstverlening wordt vanuit de ogen van de klant bepaald
De medewerkers weten welke kwaliteit de klant wenst.
Gebruikt signalen, zoals artikelen of informatie van derden om te onderzoeken of een bepaalde vormen van dienstverlening in het bedrijf functioneel en bruikbaar zijn.
Nieuwe verbeterde en/of aangepaste producten en diensten worden geÔntroduceerd.
Efficiency-verbetering van het gebruik van producten en diensten zijn gerealiseerd
Tijdige signalering van activiteiten en relevante ontwikkelingen op het vakgebied
Reageert adequaat op signalen van klanten, producenten en leveranciers
Is goed geÔnformeerd over ontwikkelingen in de markt en de technologie
De bejegening van de klanten, producenten en leveranciers is en blijft in alle omstandigheden correct, zakelijk en efficiŽnt
Oordeel van de klanten over de kwaliteit van de dienstverlening

 

 Denkbare kritieke situaties:

- Verschuilt zich achter het hoofd apotheek.
- Respecteert kennis en vakbekwaamheid van apothekers.
- Wijziging in de kwaliteitseisen worden niet voldoende naar de medewerkers gecommuniceerd.
- Geeft een slecht voorbeeld van dienstverlening aan zijn medewerkers.
- Klachten van klanten worden niet serieus genomen want niet deskundig terzake.
- Laat het belang van de individuele medewerkers prevaleren boven het belang van de apotheek.
- Is niet in staat beleidsveranderingen zonder conflicten en verloop door te voeren
- De organisatie is niet in staat in te spelen op fluctuaties in de vraag en is onvoldoende afgestemd op veranderingen in de medische zorg.
- Onvoldoende kwaliteit en continuÔteit van werkzaamheden apotheek.
- Wijziging in beleid worden niet naar de medewerkers gecommuniceerd.
- Geen helder beleid waardoor fricties in de organisatie optreden .
- Slecht functionerende medewerkers met name op leidinggevende posities.
- Schermt met zijn specialistische kennis.

 

Gedragscriteria:

Groepsgericht leiderschap


Prestatie-indicatoren:

Houdt het team in het spoor, bewaakt de voortgang
Signaleert succes van het team
Motiveert en inspireert het team
Toont erkenning en waardering voor prestaties van het team
Bewaakt de effectiviteit van het team
Maakt duidelijk wat van de teamleden verwacht wordt Zorgt voor duidelijkheid van het doel en van ieders rol
Benoemt de punten waar men het wel en niet over eens is
Betrekt teamleden bij het oplossen van knelpunten
Lost interne conflicten op

Overtuigingskracht


Prestatie-indicatoren:

Uit zich enthousiast over een zaak
Brengt hetzelfde idee op verschillende manieren naar voren
Toetst of een boodschap is overgekomen
Krijgt het gehoor tot een positieve reactie op een moeilijk voorstel

Streeft naar win-win oplossingen
Komt met de goede argumenten op het goede moment
Gaat verstandig om met argumenten, let op reacties, brengt niet teveel argumenten, laat argumenten weg die niet zullen aanspreken, houdt het kruit droog voor het goede moment
Noemt duidelijke voordelen van eigen standpunt en nadelen van andere standpunten
Geeft aan waarvan alle partijen gezamenlijk voordeel zouden kunnen hebben
Laat merken dat de essentie van tegenwerpingen wordt opgepakt
Richt zich in vergaderingen en besprekingen tot de juiste personen om het
besluitvormingsproces te sturen

Plannen en organiseren


Prestatie-indicatoren:

Scheidt hoofdzaken van bijzaken
Stelt prioriteiten en werkt volgens plan
Zorgt er voor dat zaken ordelijk en efficiŽnt kunnen worden afgewerkt
Treft in een verwarde situatie maatregelen om orde op zaken te stellen
Formuleert concrete en meetbare resultaten die bereikt moeten worden
Schakelt anderen in naar rato van bekwaamheid en interesse
Houdt rekening met neveneffecten en met ontwikkelingen op de langere termijn
Stelt de plannen bij als er onderweg hindernissen optreden
Stelt een realistisch actieplan op, benoemt de benodigde middelen, tijdpad, mensen,etc.

Creativiteit


Prestatie-indicatoren:

Vraagt ruimte voor eigen stijl of eigen oplossingen
Pakt vlug de kern van de zaak op
Stelt bestaande procedures ter discussie, komt met slimme alternatieven
Past bestaande concepten toe in niet voor de hand liggende situaties
Komt snel met nieuwe gezichtspunten, ideeŽn, oplossingen.
Kijkt over de grenzen van eigen beroep en organisatie
Komt met een geheel nieuwe benadering of aanpak
Brengt veel ideeŽn in bij het brainstormen
Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor vertrouwde instrumenten
Past oplossingsmethoden toe uit andere werkterreinen
Heeft oog voor vormgeving en stijl 

Organisatiesensitiviteit


Prestatie-indicatoren:

Begrijpt waarom een actie of een mededeling door anderen niet begrepen wordt en past zich aan
Houdt bij het werk rekening met verschillen in cultuur
Schakelt een andere instantie of functie bij voor het oplossen van een probleem
Begrijpt en gebruikt de informele kanalen van de organisatie
Bekijkt het probleem vanuit het standpunt van de andere functie
Neemt geen beslissingen zonder vooraf het effect daarvan op andere delen van de organisatie te hebben ingeschat
Waarschuwt voor consequenties buiten het eigen functiegebied
Is op de hoogte van gebeurtenissen in andere delen van de organisatie en houdt daar rekening mee
Heeft zicht op de verhouding tussen eigen belangen en de belangen van anderen in de
organisatie en houdt daar rekening mee in zijn beslissingen
Zorgt voor goede communicatie over ontwikkelingen en beslissingen naar alle
belanghebbenden, ook buiten de eigen dienst
Begrijpt de werking van organisatie, ook wanneer die medewerkers schijnt te hinderen bij hun werk. Probeert dat soort hindernissen weg te nemen

Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid


Prestatie-indicatoren:

Spreekt duidelijk verstaanbaar
Praat rustig, neemt pauzes, let op reacties van de toehoorders
Formuleert helder en duidelijk
Gebruikt korte zinnen, vermijdt tussenzinnen en andere ingewikkelde constructies
Spreekt in begrijpelijke taal
Kiest zorgvuldig de juiste woorden
Vermijdt vaktaal of legt een begrip uit de vaktaal duidelijk uit
De lichaamstaal, de gebaren, 'de non-verbale communicatie', is effectief en correct
Gebruikt spreekwijzen, taalvormen, die aansluiten bij de wereld van de toehoorders
Brengt de bedoeling van een boodschap goed over
Toetst of de ander de boodschap goed heeft begrepen
Gaat na of er misschien nog vragen zijn bij de toehoorders
Verheldert een probleem met een goed voorbeeld

Samenwerken


Prestatie-indicatoren:

Doet concessies als het er om gaat tot een gezamenlijk resultaat te komen
Helpt anderen hun eigen doelen te bereiken
Stelt gezamenlijk belang boven eigen belang
Steunt voorstellen van anderen, bouwt daarop voort in de richting van een gemeenschappelijk doel
Blijft meedenken, levert bijdragen, ook wanneer er geen sprake is van een persoonlijk
belang
Zet zich in voor het bereiken van win/win opties
Uit zich positief over prestaties van een collega
Helpt collega's, biedt hulp aan
Doet iets waardoor de spanningen in een groep vermindert
Vraagt hulp bij conflicten en problemen  

Flexibel gedrag


Prestatie-indicatoren:

Objectiveert, toont afstand te kunnen nemen van emotionele situaties
Overweegt de kansen en mogelijkheden van een nieuwe situatie
Brengt waardering op voor een onverwacht nieuw gezichtspunt
Stapt af van een vooraf gemaakt plan, om een beoogd effect beter of eerder te bereiken
Kiest gemakkelijk verschillende werkwijzen om eenzelfde doel te bereiken
Wisselt tijdens het gesprek van informeren naar vragen, van inhoud naar procedures etc.
Verandert onder tijdsdruk op praktische wijze van aanpak
Verandert op het juiste moment van gedrag bij weerstand
Past stijl van leidinggeven en informeren aan, afhankelijk van situatie en persoon
Schakelt naar een ander abstractieniveau, gebruikt een andere toon, als er kans is dat dit beter overkomt bij de gesprekspartners
Houdt duidelijk rekening met positie en karakter van gesprekspartners
Profiteert van een toevallige verandering in de omstandigheden

Initiatief


Prestatie-indicatoren:

Vraagt uit zichzelf nadere informatie
Handelt overwegend proactief
Start uit zichzelf nieuwe activiteiten
Is op het juiste moment bij de bal
Grijpt een kans aan
Neemt het voortouw in discussies
Is actief in woord en gedrag
Komt in vergaderingen en bij discussies als eerste met voorstellen, oplossingen Doet iets handigs om de voortgang van een proces weer op gang te brengen of te versnellen
Komt uit eigen beweging met een nieuw plan of een nieuwe oplossing

Stressbestendigheid


Prestatie-indicatoren:

Raakt bij ernstige storing of fout niet in paniek
Blijft zakelijk en kalm als er fors weerstand wordt geboden of op de man wordt gespeeld
Checkt op het laatste moment nog of er foutjes zijn gemaakt
Blijft gestructureerd werken wanneer verschillende mensen tegelijk een beroep doen op dienstverlening
Blijft goed functioneren onder snel veranderende of belastende omstandigheden
Neemt verantwoordelijkheid nadat een fout is gemaakt
Gaat goed om met momenten van stilte of verwarring
Herstelt zich snel bij tegenslag of pech
Blijft effectief functioneren onder tijdsdruk

Durf

Prestatie-indicatoren:

Beslist wanneer dat nodig is, ondanks duidelijk onvolledige informatie
Beslist over zaken met belangrijke consequenties waarvan de afloop niet zeker is.
Profileert zich in een groep
Presenteert een controversieel standpunt
Gaat confrontaties niet uit de weg
Is bereid zich achteraf te rechtvaardigen voor een noodzakelijk geachte afwijking van standaardprocedures.  

 

Overige competenties:

Academische Beta-opleiding
Kennis en ervaring op het gebied van management in gezondheidszorg
Analytisch en abstraherend vermogen
 

 

Loopbaanmogelijkheden:

Instroomfuncties:
Clusterbeheerder
Beheerder

Horizontale mobiliteit:
Leidinggevende functie faciliteiten en andere directoraten

Verticale mobiliteit:
Hoofd van Dienst/Faciliteit



Auteur R.Hilberts 02-6-99 | Laatst bijgewerkt 21-7-2007


Home Database competentieprofielen