Functie: Beheerder Apotheek |
Organisatie: Werkt onder leiding van: Hoofd Apotheek |
Functiefamilies: Management, Dienstverlening |
Indicaties voor de functiefamilie : Leiding, Klantgerichtheid |
Resultaatgebieden: Leiding, Organisatie en Beheer. Betreft de wijze van leidinggeven, het vormgeven van het arbeidsklimaat en de werkorganisatie van de apotheek. Voorts het bewaken van de voortgang, de kwaliteit en de resultaten van het werk en de resultaten van het financieel, materieel en personeel beheer. Prestatie-indicatoren: De medewerkers zijn deskundig, gemotiveerd en goed geïnformeerd. Het verloop en het ziekteverzuim zijn laag. Stimuleert kwaliteiten en ontwikkeling van medewerkers en daarmee de interne mobiliteit Goede vakinhoudelijke deskundigheid van de medewerkers. Kader en medewerkers zijn gespitst op verbeteringen, aanpassingen en vernieuwingen. Korte lijnen naar de werkvloer, er komen goede signalen van beneden naar boven. Bewaken van de voortgang, de kwaliteit en de resultaten van de dienstverlening. De organisatie wordt gestuurd door behoeften van de gebruikers Goed financieel, materieel en personeel beheer. De verslaglegging, de administratie en de informatievoorziening is correct en tijdig. Leiding vormt een goed team, vult elkaar aan en informeert elkaar goed en volledig Mate van tevredenheid van klanten. Beleid Betreft het implementeren van door het Dagelijks Bestuur (DB) vastgesteld beleid en het signaleren en zakelijk afwegen van behoeften en kansen om nieuw beleid te ontwikkelen Het adviseren en het ondersteunen van het Dagelijks Bestuur en het Hoofd Apotheek. Het breed geïnformeerd zijn over ontwikkelingen in het vakgebied en het bedrijf en deze kennis effectief benutten voor een klantgerichte organisatie. Prestatie-indicatoren: Nieuw beleid wordt snel en conform besluitvorming DB geimplementeerd Inhoud advies en ondersteuning aan DB is van goede kwaliteit Brengt op juiste moment leden DB op de hoogte van relevante ontwikkelingen Draagt ideeën aan voor nieuw beleid of verbeteringen van bestaand beleid. Innovatieve aansluiting bij ontwikkelingen o.a. ten dienste van de toprefentiefunctie. Vragen, suggesties, opmerkingen en veranderingen van gebruikers en medewerkers worden gezien als uitdagingen. Brengt klanten van de apotheek met elkaar in contact op het moment dat nieuw beleid moet worden geïmplementeerd of worden gecreëerd. Verbeteringen en vernieuwingen passen binnen het beleid van de klanten Nieuw beleid of aanpassing van beleid wordt geïmplementeerd nadat afstemming in het DB heeft plaatsgevonden. Nieuw beleid of aanpassing van beleid wordt regelmatig geëvalueerd en daarover wordt periodiek gerapporteerd. Heeft een goed netwerk in het bedrijf en met professionals. Contacten binnen en kennis van ontwikkelingen binnen de gezondheidszorg Integrale Dienstverlening Betreft het vormgeven van het totale pakket aan dienstverlening van de apotheek naar de klanten en het dragen van de volledige verantwoordelijkheid daarvoor en het signaleren en zakelijk afwegen van nieuwe, verbeterde en/of efficiëntere producten en diensten en samenwerkingsverbanden. Prestatie-indicatoren: Het primaire proces wordt optimaal ondersteund. Geeft duidelijk grenzen welke dienstverlening haalbaar is en welke niet De behoefte aan aanpassing of wijziging dienstverlening is bij de klanten geïnventariseerd. Alle diensten en producten worden snel en adequaat geleverd. Verstoringen, tekortkomingen en/of knelpunten in dienstverlening worden snel gesignaleerd, geanalyseerd en structureel opgelost. De klant weet welke kwaliteit van dienstverlening hij mag verlangen De klant heeft één duidelijk adres voor zijn vragen. De kwaliteitsnorm van de dienstverlening wordt vanuit de ogen van de klant bepaald De medewerkers weten welke kwaliteit de klant wenst. Gebruikt signalen, zoals artikelen of informatie van derden om te onderzoeken of een bepaalde vormen van dienstverlening in het bedrijf functioneel en bruikbaar zijn. Nieuwe verbeterde en/of aangepaste producten en diensten worden geïntroduceerd. Efficiency-verbetering van het gebruik van producten en diensten zijn gerealiseerd Tijdige signalering van activiteiten en relevante ontwikkelingen op het vakgebied Reageert adequaat op signalen van klanten, producenten en leveranciers Is goed geïnformeerd over ontwikkelingen in de markt en de technologie De bejegening van de klanten, producenten en leveranciers is en blijft in alle omstandigheden correct, zakelijk en efficiënt Oordeel van de klanten over de kwaliteit van de dienstverlening |
Denkbare kritieke
situaties: - Verschuilt zich achter het hoofd apotheek. - Respecteert kennis en vakbekwaamheid van apothekers. - Wijziging in de kwaliteitseisen worden niet voldoende naar de medewerkers gecommuniceerd. - Geeft een slecht voorbeeld van dienstverlening aan zijn medewerkers. - Klachten van klanten worden niet serieus genomen want niet deskundig terzake. - Laat het belang van de individuele medewerkers prevaleren boven het belang van de apotheek. - Is niet in staat beleidsveranderingen zonder conflicten en verloop door te voeren - De organisatie is niet in staat in te spelen op fluctuaties in de vraag en is onvoldoende afgestemd op veranderingen in de medische zorg. - Onvoldoende kwaliteit en continuïteit van werkzaamheden apotheek. - Wijziging in beleid worden niet naar de medewerkers gecommuniceerd. - Geen helder beleid waardoor fricties in de organisatie optreden . - Slecht functionerende medewerkers met name op leidinggevende posities. - Schermt met zijn specialistische kennis. |
Gedragscriteria: Groepsgericht leiderschap Prestatie-indicatoren: Houdt het team in het spoor, bewaakt de voortgang Signaleert succes van het team Motiveert en inspireert het team Toont erkenning en waardering voor prestaties van het team Bewaakt de effectiviteit van het team Maakt duidelijk wat van de teamleden verwacht wordt Zorgt voor duidelijkheid van het doel en van ieders rol Benoemt de punten waar men het wel en niet over eens is Betrekt teamleden bij het oplossen van knelpunten Lost interne conflicten op Overtuigingskracht Prestatie-indicatoren: Uit zich enthousiast over een zaak Brengt hetzelfde idee op verschillende manieren naar voren Toetst of een boodschap is overgekomen Krijgt het gehoor tot een positieve reactie op een moeilijk voorstel Streeft naar win-win oplossingen Komt met de goede argumenten op het goede moment Gaat verstandig om met argumenten, let op reacties, brengt niet teveel argumenten, laat argumenten weg die niet zullen aanspreken, houdt het kruit droog voor het goede moment Noemt duidelijke voordelen van eigen standpunt en nadelen van andere standpunten Geeft aan waarvan alle partijen gezamenlijk voordeel zouden kunnen hebben Laat merken dat de essentie van tegenwerpingen wordt opgepakt Richt zich in vergaderingen en besprekingen tot de juiste personen om het besluitvormingsproces te sturen Plannen en organiseren Prestatie-indicatoren: Scheidt hoofdzaken van bijzaken Stelt prioriteiten en werkt volgens plan Zorgt er voor dat zaken ordelijk en efficiënt kunnen worden afgewerkt Treft in een verwarde situatie maatregelen om orde op zaken te stellen Formuleert concrete en meetbare resultaten die bereikt moeten worden Schakelt anderen in naar rato van bekwaamheid en interesse Houdt rekening met neveneffecten en met ontwikkelingen op de langere termijn Stelt de plannen bij als er onderweg hindernissen optreden Stelt een realistisch actieplan op, benoemt de benodigde middelen, tijdpad, mensen,etc. Creativiteit Prestatie-indicatoren: Vraagt ruimte voor eigen stijl of eigen oplossingen Pakt vlug de kern van de zaak op Stelt bestaande procedures ter discussie, komt met slimme alternatieven Past bestaande concepten toe in niet voor de hand liggende situaties Komt snel met nieuwe gezichtspunten, ideeën, oplossingen. Kijkt over de grenzen van eigen beroep en organisatie Komt met een geheel nieuwe benadering of aanpak Brengt veel ideeën in bij het brainstormen Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor vertrouwde instrumenten Past oplossingsmethoden toe uit andere werkterreinen Heeft oog voor vormgeving en stijl Organisatiesensitiviteit Prestatie-indicatoren: Begrijpt waarom een actie of een mededeling door anderen niet begrepen wordt en past zich aan Houdt bij het werk rekening met verschillen in cultuur Schakelt een andere instantie of functie bij voor het oplossen van een probleem Begrijpt en gebruikt de informele kanalen van de organisatie Bekijkt het probleem vanuit het standpunt van de andere functie Neemt geen beslissingen zonder vooraf het effect daarvan op andere delen van de organisatie te hebben ingeschat Waarschuwt voor consequenties buiten het eigen functiegebied Is op de hoogte van gebeurtenissen in andere delen van de organisatie en houdt daar rekening mee Heeft zicht op de verhouding tussen eigen belangen en de belangen van anderen in de organisatie en houdt daar rekening mee in zijn beslissingen Zorgt voor goede communicatie over ontwikkelingen en beslissingen naar alle belanghebbenden, ook buiten de eigen dienst Begrijpt de werking van organisatie, ook wanneer die medewerkers schijnt te hinderen bij hun werk. Probeert dat soort hindernissen weg te nemen Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Prestatie-indicatoren: Spreekt duidelijk verstaanbaar Praat rustig, neemt pauzes, let op reacties van de toehoorders Formuleert helder en duidelijk Gebruikt korte zinnen, vermijdt tussenzinnen en andere ingewikkelde constructies Spreekt in begrijpelijke taal Kiest zorgvuldig de juiste woorden Vermijdt vaktaal of legt een begrip uit de vaktaal duidelijk uit De lichaamstaal, de gebaren, 'de non-verbale communicatie', is effectief en correct Gebruikt spreekwijzen, taalvormen, die aansluiten bij de wereld van de toehoorders Brengt de bedoeling van een boodschap goed over Toetst of de ander de boodschap goed heeft begrepen Gaat na of er misschien nog vragen zijn bij de toehoorders Verheldert een probleem met een goed voorbeeld Samenwerken Prestatie-indicatoren: Doet concessies als het er om gaat tot een gezamenlijk resultaat te komen Helpt anderen hun eigen doelen te bereiken Stelt gezamenlijk belang boven eigen belang Steunt voorstellen van anderen, bouwt daarop voort in de richting van een gemeenschappelijk doel Blijft meedenken, levert bijdragen, ook wanneer er geen sprake is van een persoonlijk belang Zet zich in voor het bereiken van win/win opties Uit zich positief over prestaties van een collega Helpt collega's, biedt hulp aan Doet iets waardoor de spanningen in een groep vermindert Vraagt hulp bij conflicten en problemen Flexibel gedrag Prestatie-indicatoren: Objectiveert, toont afstand te kunnen nemen van emotionele situaties Overweegt de kansen en mogelijkheden van een nieuwe situatie Brengt waardering op voor een onverwacht nieuw gezichtspunt Stapt af van een vooraf gemaakt plan, om een beoogd effect beter of eerder te bereiken Kiest gemakkelijk verschillende werkwijzen om eenzelfde doel te bereiken Wisselt tijdens het gesprek van informeren naar vragen, van inhoud naar procedures etc. Verandert onder tijdsdruk op praktische wijze van aanpak Verandert op het juiste moment van gedrag bij weerstand Past stijl van leidinggeven en informeren aan, afhankelijk van situatie en persoon Schakelt naar een ander abstractieniveau, gebruikt een andere toon, als er kans is dat dit beter overkomt bij de gesprekspartners Houdt duidelijk rekening met positie en karakter van gesprekspartners Profiteert van een toevallige verandering in de omstandigheden Initiatief Prestatie-indicatoren: Vraagt uit zichzelf nadere informatie Handelt overwegend proactief Start uit zichzelf nieuwe activiteiten Is op het juiste moment bij de bal Grijpt een kans aan Neemt het voortouw in discussies Is actief in woord en gedrag Komt in vergaderingen en bij discussies als eerste met voorstellen, oplossingen Doet iets handigs om de voortgang van een proces weer op gang te brengen of te versnellen Komt uit eigen beweging met een nieuw plan of een nieuwe oplossing Stressbestendigheid Prestatie-indicatoren: Raakt bij ernstige storing of fout niet in paniek Blijft zakelijk en kalm als er fors weerstand wordt geboden of op de man wordt gespeeld Checkt op het laatste moment nog of er foutjes zijn gemaakt Blijft gestructureerd werken wanneer verschillende mensen tegelijk een beroep doen op dienstverlening Blijft goed functioneren onder snel veranderende of belastende omstandigheden Neemt verantwoordelijkheid nadat een fout is gemaakt Gaat goed om met momenten van stilte of verwarring Herstelt zich snel bij tegenslag of pech Blijft effectief functioneren onder tijdsdruk Durf Prestatie-indicatoren: Beslist wanneer dat nodig is, ondanks duidelijk onvolledige informatie Beslist over zaken met belangrijke consequenties waarvan de afloop niet zeker is. Profileert zich in een groep Presenteert een controversieel standpunt Gaat confrontaties niet uit de weg Is bereid zich achteraf te rechtvaardigen voor een noodzakelijk geachte afwijking van standaardprocedures. |
Overige
competenties: Academische Beta-opleiding Kennis en ervaring op het gebied van management in gezondheidszorg Analytisch en abstraherend vermogen |
Loopbaanmogelijkheden:
Instroomfuncties: Clusterbeheerder Beheerder Horizontale mobiliteit: Leidinggevende functie faciliteiten en andere directoraten Verticale mobiliteit: Hoofd van Dienst/Faciliteit |