Secretaresse

Resultaatgebieden:

Regelen sociaal verkeer en informatie
Betreft het de ontvangst, het te woord staan en het informeren van bezoekers, klanten en medewerkers, het beheren van de agenda en het bewaken van afspraken voor teamleden en/of de manager
Prestatie-indicatoren:
Correcte, representatieve bejegening van het bezoek
Efficiënt agendabeheer
Goede prioriteitstellingen bij het maken en afhandelen van afspraken

Organisatorische ondersteuning van een manager, afdeling of team
Betreft het plannen, voorbereiden, organiseren en afwerken van de uitvoering van presentaties, vergaderingen, bijeenkomsten, symposia, congressen ,cursussen, trainingen, e.d.; het bewaken van de voortgang van projecten en het verzamelen en op orde houden van de projectinformatie en het assisteren bij de uitvoering en afwerking van taken van het team of van het management.
Prestatie-indicatoren:
Heldere en effectieve communicatie
Organiseert de opgedragen zaken efficiënt en werkt ze perfect tot in details af
Goed zicht op de werklast van het team of van het management
Geeft ongevraagd hulp en ondersteuning, vangt lacunes bij anderen op

Notuleren, postverzorging, administratie, typewerk en lay-out
Betreft het ontvangen, classificeren en registreren van inkomende post, het maken van verslagen, het ontwerpen van concept antwoordbrieven, het uitwerken van notities en concepten, het vormgeven aan en het verzenden van uitgaande post, het uiterlijk verzorgd vormgeven aan elektronische presentaties en aan publicaties op Intra- en Internet, het archiefbeheer en het beheer van kantoormaterialen, e.d
Prestatie-indicatoren:
Goede verslagen, tijdig gereed
Foutloze correspondentie
Passende, creatieve en smaakvolle vormgeving aan elektronische producties en desktop printing
Goed archiefbeheer, beheer van kantoormiddelen en andere administratieve beheerstaken

Kritieke situaties:
Disloyaliteit
Botheid, onzorgvuldig gedrag
Slordigheid
Fatale traagheid in het doorgeven van belangrijke communicaties

Gedragscompetenties:

Gevoelig zijn
Gedragsvoorbeelden:
Eigen gedrag zorgvuldig en correct instellen op het gedrag en optreden van de ander
De ander rustig alle ruimte geven om de zaken aan de orde te stellen
Rekening houden met de positie van alle spelers in het spel
Goed omgaan met weerstand en onbegrip >Kijken en luisteren
Gedragsvoorbeelden:
Blijk geven van interesse voor de boodschap of de informatie van de ander
De ander aan het woord laten
Even checken of de ontvangen boodschap goed begrepen is
Doorvragen als er nog niet voldoende informatie is
Signalen uit houding en lichaamstaal van anderen begrijpen

Gebruik maken van het voertuig taal:
Gedragsvoorbeelden:
Passend en correct taalgebruik bij telefonische en rechtstreekse mondelinge communicatie
Corrigeert taalfouten en interpunctie in aangeboden conceptteksten
Maakt correcte zakenbrieven en verslagen

Samenwerken
Gedragsvoorbeelden:
Assisteert anderen, is er op gericht anderen te helpen hun doelen te bereiken
Biedt spontaan hulp aan wanneer iemand dreigt vast te lopen
Stimuleert anderen om zich voor een gezamenlijk doel in te zetten
Helpt problemen en conflicten te voorkomen, resp. ze op te lossen

Inzet
Gedragsvoorbeelden:
Praat enthousiast over werk en functie
Doet gewoonlijk meer dan wordt gevraagd
Neemt verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het werk.
Voorkomt dat er zaken blijven liggen die af moeten zijn

Kwaliteitsbesef
Gedragsvoorbeelden:
Komt snel en effectief in actie als er om hulp of dienstverlening wordt gevraagd
Neemt het belang van de klant (vaak een collega) als uitgangspunt
Geeft duidelijk aan wat er geleverd kan worden en wat niet
Gaat even na of precies begrepen is wat men wil
Vraagt door, overtuigt zich van de bedoeling van een vraag.
Reageert direct op klachten, herstelt direct, moppert niet, corrigeert later.

Trouw
Gedragsvoorbeelden:
Uit zich enthousiast over bedrijf, taak en werkkring
Verdedigt collega's als ze worden aangevallen
Komt afspraken en toezeggingen na, ook als is dat lastig
Zorgt dat de doelen van klanten en collega's worden bereikt, ook al doet men op dat moment eigenlijk liever iets anders

Aanpassen:
Gedragsvoorbeelden:
Blijft overeind bij onverwacht werk of storingen
Stelt eigen planning snel bij, wanneer dat moet
Geen problemen met nieuwe situaties, nieuwe taken, veranderingen in het werk
Blijft altijd praktisch, zorgt dat het belangrijkste werk klaar komt, wat er ook gebeurt.

Bewust zijn van effecten
Gedragsvoorbeelden:
Kent de organisatie en het werkgebied, heeft een goed idee ervan hoe het zit met verschillen in visies en culturen, houdt daar rekening mee wanneer er door of namens het team gereageerd moet worden
Waarschuwt als een onderwerp, een wijze van benaderen of een wijze van presenteren ergens gevoelig ligt
Komt klanten en collega's al tegemoet met hulp of dienst zonder dat het expliciet gevraagd hoeft te worden
Legt uit wat het probleem is van andere afdelingen, collega's of klanten

Overzicht bewaren
Gedragsvoorbeelden:
Houdt bij wat er afgesproken is, wat de stand van zaken is en waar de zaken zijn
Houdt het punt in de gaten waar het straks waarschijnlijk vast zal lopen
Checkt of alle informatie aanwezig is
Houdt de werkomgeving op orde

Teamrollen:

Afmaker/nadenker
Gedragsvoorbeelden:
Extra zorg en aandacht voor kwaliteit en details in de afwerking van opdrachten
Let er op dat er niets mis gaat en niets wordt vergeten
Controleert de voortgang, met name of het werk op tijd klaar en volledig afgewerkt is

Bedrijfsman
Gedragsvoorbeelden:
Stelt prioriteiten en werkt praktisch volgens plan.
Zorgt er voor dat zaken ordelijk en efficiënt kunnen worden afgewerkt.

Groepswerker
Gedragsvoorbeelden:
Let op goede onderlinge communicatie
Voorkomt conflicten
Voorziet in wat de anderen nodig hebben om goed te presteren

Overige competenties:
MEAO, HAVO of VWO.
Diploma Secretaresse
Computervaardigheden, Tekstverwerking, Presentaties, Lay-outen
Enige administratieve ervaring of andere praktische werkervaring

Home Functie databaseDownload deze file naar uw tekstverwerker Vragen of tips over deze functie kunt u zenden naar: Wim van Osch
Copyright 2007 w.m.van osch (Li Po) - Vrij voor gebruik onder bronvermelding - Laatst bijgewerkt 4-7-2007